Polityka Prywatności

1. Wprowadzenie i Zakres

UpSteam Eesti OÜ, działająca pod nazwą handlową “FleetFox” (“my”, “nas” lub “nasz”), przywiązuje wagę do ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, przetwarzamy, ujawniamy i chronimy dane osobowe, gdy korzystają Państwo z naszej strony internetowej (fleetfox.eu) oraz usług naszej platformy zarządzania flotą (łącznie “Usługi”).

Niniejsza Polityka Prywatności jest zgodna z Ogólnym rozporządzeniem Unii Europejskiej o ochronie danych (RODO) (rozporządzenie (UE) 2016/679), estońską ustawą o ochronie danych osobowych oraz innymi obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Ważne: Nasze Usługi są przeznaczone do użytku w relacjach między przedsiębiorstwami (B2B). Niniejsza Polityka Prywatności dotyczy przede wszystkim przetwarzania danych osobowych w kontekście B2B, w tym danych kontaktów biznesowych, pracowników Klientów oraz Operatorów Usług (niezależnych wykonawców).

2. Administrator Danych i Dane Kontaktowe

Administratorem odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe jest:

We wszystkich sprawach dotyczących ochrony danych, żądaniach realizacji praw przysługujących na mocy RODO lub pytaniach związanych z prywatnością prosimy o kontakt pod adresem info@fleetfox.eu, wpisując “Data Protection Request” w temacie wiadomości.

2.1 Rola Stron

W odniesieniu do danych osobowych pracowników i osób kontaktowych Klienta administratorem danych jest Klient, a FleetFox działa jako podmiot przetwarzający, dostarczający Platformę i powiązane usługi. W odniesieniu do danych osobowych Operatorów Usług administratorem danych jest FleetFox. Więcej szczegółów na temat relacji pomiędzy stronami znajdą Państwo również w naszym Regulaminie.Terms & Conditions

3. Kategorie Gromadzonych przez Nas Danych Osobowych

Gromadzimy i przetwarzamy następujące kategorie danych osobowych, w zależności od Państwa relacji z FleetFox:

3.1 Klienci Będący Operatorami Flot

• Dane Kontaktowe i Dane Konta: Imię i nazwisko, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, adres firmy
• Informacje Biznesowe: Wielkość floty, dane pojazdów (marka, model, tablice rejestracyjne, lokalizacje), preferencje dotyczące usług, wymagania operacyjne
• Dane Rozliczeniowe i Płatnicze: Adres rozliczeniowy, numer VAT, dane metody płatności, historia transakcji
• Komunikacja: Korespondencja e-mail, zgłoszenia do pomocy technicznej, notatki ze spotkań, nagrania rozmów telefonicznych (za zgodą)
• Dane o Korzystaniu: Aktywność logowania do Platformy, korzystanie z funkcji, zlecenia usług, historia Zadań

3.2 Zarejestrowani Operatorzy Usług (Foxes)

Niniejsza sekcja ma zastosowanie wyłącznie do Operatorów Usług, którzy ukończyli rejestrację na Platformie FleetFox.

• Dane Identyfikacyjne: Imię i nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo
• Dane Kontaktowe: Adres e-mail, numer telefonu, adres zamieszkania
• Dokumentacja: Dowód osobisty lub paszport, prawo jazdy, zezwolenia na pracę (w stosownych przypadkach), dokumenty rejestracji działalności wykonawcy
• Dane Finansowe: Dane rachunku bankowego do płatności, numery identyfikacji podatkowej
• Dane o Wynikach: Zapisy realizacji Zadań, oceny jakości, przesłane weryfikacje fotograficzne, wskaźniki zgodności z SLA
• Dane Lokalizacyjne: Lokalizacja GPS podczas realizacji Zadania (w celu weryfikacji wykonania usługi oraz do celów operacyjnych)

3.3 Odwiedzający Stronę Internetową

W zależności od Państwa preferencji dotyczących plików cookie oraz narzędzi aktywnych na naszej stronie internetowej możemy gromadzić niektóre lub wszystkie z poniższych danych:

• Dane Techniczne: Adres IP, typ i wersja przeglądarki, system operacyjny, informacje o urządzeniu, ustawienia strefy czasowej
• Dane o Korzystaniu: Odwiedzane strony, czas spędzony na stronach, zachowanie związane z kliknięciami, strona odsyłająca, strony wyjścia
• Dane Plików Cookie: Identyfikatory i preferencje plików cookie (szczegóły w Sekcji 11)
• Dane Marketingowe: Adres e-mail, jeśli zapiszą się Państwo na newsletter lub pobiorą zasoby, preferencje dotyczące komunikacji

3.4 Szczególne Kategorie Danych Osobowych

Nie gromadzimy ani nie przetwarzamy w sposób zamierzony szczególnych kategorii danych osobowych (określanych również jako “dane wrażliwe”), takich jak pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne, dane dotyczące zdrowia lub dane biometryczne, z wyjątkiem sytuacji, gdy jest to wyraźnie wymagane oraz za Państwa wyraźną zgodą lub gdy jest to dozwolone przez prawo.

4. W Jaki Sposób Gromadzimy Dane Osobowe

Gromadzimy dane osobowe za pomocą następujących metod:

• Bezpośrednie Interakcje: Gdy rejestrują Państwo konto, proszą o wycenę, kontaktują się z obsługą klienta, podpisują umowy o świadczenie usług lub komunikują się z nami
• Korzystanie z Platformy: Automatycznie podczas korzystania przez Państwa z Platformy FleetFox, w tym zlecenia Zadań, koordynacja usług oraz przesyłanie zdjęć
• Źródła Zewnętrzne: Z katalogów firm, serwisu LinkedIn, agencji informacji kredytowej (na potrzeby weryfikacji kredytowej B2B) lub od partnerów marketingowych (z odpowiednimi zgodami)
• Operatorzy Usług: Dane przesyłane przez Operatorów podczas procesu wdrożenia, realizacji Zadań oraz weryfikacji fotograficznej
• Technologie Zautomatyzowane: Pliki cookie, sygnalizatory internetowe oraz narzędzia analityczne (patrz Sekcja 11)

5. Podstawa Prawna Przetwarzania Danych Osobowych

Zgodnie z RODO musimy dysponować podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych. Opieramy się na następujących podstawach prawnych:

5.1 Wykonanie Umowy (Artykuł 6 ust. 1 lit. b RODO)

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania naszych umów o świadczenie usług z Klientami będącymi Operatorami Flot oraz z Operatorami Usług, w tym do:

• Tworzenia kont i zarządzania nimi
• Koordynacji usług i realizacji Zadań
• Przetwarzania płatności i fakturowania
• Obsługi klienta i komunikacji

5.2 Prawnie Uzasadnione Interesy (Artykuł 6 ust. 1 lit. f RODO)

Przetwarzanie jest niezbędne do realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów biznesowych, w tym do:

• Bezpieczeństwa Platformy, zapobiegania oszustwom oraz zarządzania ryzykiem
• Ulepszania i optymalizacji naszych Usług oraz doświadczenia użytkownika
• Rozwoju biznesu i badań rynku
• Wewnętrznej analityki i monitorowania wyników
• Ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych

Wyważyliśmy te prawnie uzasadnione interesy względem Państwa praw i wolności. Mają Państwo prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach (patrz Sekcja 9).

5.3 Zgoda (Artykuł 6 ust. 1 lit. a RODO)

Tam, gdzie wymaga tego prawo, uzyskujemy Państwa wyraźną zgodę na:

• Komunikację marketingową (newslettery e-mail, oferty promocyjne)
• Nieistotne pliki cookie i technologie śledzące
• Śledzenie lokalizacji Operatorów Usług podczas realizacji Zadań
• Nagrywanie rozmów telefonicznych

Mogą Państwo wycofać zgodę w dowolnym momencie, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

5.4 Obowiązek Prawny (Artykuł 6 ust. 1 lit. c RODO)

Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia naszych obowiązków prawnych, w tym:

• Wymogów podatkowych i księgowych
• Obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) oraz poznania klienta (KYC)
• Odpowiadania na zgodne z prawem żądania organów
• Wymogów przechowywania danych wynikających z prawa estońskiego i unijnego

6. W Jaki Sposób Wykorzystujemy Dane Osobowe

Wykorzystujemy Państwa dane osobowe w następujących celach:

6.1 Świadczenie Usług i Działanie Platformy

• Tworzenie kont użytkowników i zarządzanie nimi
• Koordynacja usług obsługi flot oraz łączenie Klientów z Operatorami Usług
• Przetwarzanie i śledzenie zleceń Zadań oraz ich realizacji
• Umożliwianie weryfikacji fotograficznej i kontroli jakości
• Zapewnianie obsługi klienta i rozwiązywanie problemów
• Zarządzanie zgodnością z SLA oraz jakością usług

6.2 Działalność Operacyjna

• Przetwarzanie płatności, fakturowanie i zarządzanie rozliczeniami
• Przeprowadzanie weryfikacji kredytowej klientów B2B w razie potrzeby
• Weryfikacja uprawnień i kwalifikacji Operatorów Usług
• Zarządzanie roszczeniami ubezpieczeniowymi i zgłoszeniami szkód
• Zarządzanie umowami i administracja

6.3 Ulepszanie Platformy i Analityka

• Analizowanie wzorców korzystania w celu poprawy doświadczenia użytkownika
• Opracowywanie nowych funkcji i usług
• Prowadzenie wewnętrznych badań i testów
• Generowanie zagregowanych, zanonimizowanych statystyk i raportów

6.4 Komunikacja i Marketing

• Wysyłanie powiadomień o usługach, aktualizacji oraz potwierdzeń
• Dostarczanie alertów operacyjnych (np. o planowanej konserwacji)
• Wysyłanie komunikacji marketingowej dotyczącej naszych usług (za zgodą lub na podstawie prawnie uzasadnionego interesu)
• Prowadzenie ankiet satysfakcji klientów

6.5 Bezpieczeństwo i Zgodność z Prawem

• Wykrywanie i zapobieganie oszustwom, incydentom bezpieczeństwa oraz nadużyciom
• Egzekwowanie naszego Regulaminu oraz umów o świadczenie usług
• Wypełnianie obowiązków prawnych oraz odpowiadanie na zgodne z prawem żądania
• Ustalanie, dochodzenie lub obrona praw prawnych

7. Udostępnianie i Ujawnianie Danych

Udostępniamy dane osobowe osobom trzecim wyłącznie w sposób opisany poniżej. Nie sprzedajemy ani nie wynajmujemy danych osobowych osobom trzecim do ich celów marketingowych.

7.1 Operatorzy Usług (Niezależni Wykonawcy)

Gdy Klienci zamawiają usługi obsługi flot, udostępniamy Operatorom Usług odpowiednie informacje (dane pojazdu, lokalizację, specyfikacje Zadania) niezbędne do wykonania usługi. Jest to niezbędne do wykonania umowy.

7.2 Usługodawcy i Podmioty Przetwarzające

Korzystamy z zewnętrznych usługodawców, którzy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, w tym:

• Dostawcy hostingu w chmurze: W celu przechowywania danych oraz zapewnienia infrastruktury platformy
• Operatorzy płatności: W celu świadczenia bezpiecznych usług płatniczych i fakturowania
• Usługi poczty elektronicznej i komunikacji: W celu obsługi wiadomości transakcyjnych i marketingowych
• Dostawcy usług analitycznych: W celu analityki strony internetowej i platformy (np. Google Analytics)
• Narzędzia obsługi klienta: W celu zarządzania helpdeskiem i zgłoszeniami do pomocy technicznej
• Usługi weryfikacji tożsamości: W celu sprawdzania przeszłości Operatorów Usług

Wszyscy usługodawcy są związani umowami powierzenia przetwarzania danych (DPA) zobowiązującymi ich do ochrony danych osobowych oraz przetwarzania ich wyłącznie zgodnie z naszymi instrukcjami i wymogami RODO.

7.3 Organy Prawne i Regulacyjne

Możemy ujawnić dane osobowe organom ścigania, organom regulacyjnym, sądom lub agencjom rządowym, gdy:

• Wymaga tego prawo lub proces prawny (np. postanowienia sądu, wezwania)
• Jest to niezbędne do ochrony naszych praw, mienia lub bezpieczeństwa, lub praw, mienia bądź bezpieczeństwa innych osób
• Jest to wymagane w celu wykrywania, zapobiegania lub przeciwdziałania oszustwom lub problemom bezpieczeństwa
• Jest to niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami podatkowymi, księgowymi lub AML

7.4 Przeniesienia Biznesowe

W przypadku fuzji, przejęcia, reorganizacji korporacyjnej lub sprzedaży aktywów dane osobowe mogą zostać przeniesione do podmiotu nabywającego. Powiadomimy zainteresowane strony oraz zapewnimy, że podmiot otrzymujący nadal będzie przestrzegał niniejszej Polityki Prywatności.

7.5 Za Państwa Zgodą

Możemy udostępniać dane osobowe osobom trzecim, gdy wyrazili Państwo wyraźną zgodę na takie udostępnienie.

8. Międzynarodowe Przekazywanie Danych

FleetFox przechowuje i przetwarza dane osobowe przede wszystkim na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Możemy przekazywać dane osobowe poza EOG, gdy jest to niezbędne do świadczenia naszych Usług. W takich przypadkach opieramy się na zgodnych z prawem mechanizmach przekazywania, takich jak decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony oraz standardowe klauzule umowne (SCC), aby zapewnić dalszą ochronę Państwa danych.

8.1 Zabezpieczenia dla Przekazywania Międzynarodowego

Przekazując dane osobowe poza EOG, zapewniamy wdrożenie odpowiednich zabezpieczeń, w tym:

• Decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające Odpowiedni Stopień Ochrony: Przekazywanie do państw uznanych za zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych (np. Wielka Brytania, Szwajcaria, niektóre firmy amerykańskie w ramach Ram Ochrony Danych UE-USA)
• Standardowe Klauzule Umowne (SCC): Zatwierdzone przez UE warunki umowne zobowiązujące odbiorców do ochrony danych osobowych zgodnie ze standardami UE
• Wiążące Reguły Korporacyjne: Dla przekazywania w ramach wielonarodowych grup korporacyjnych

8.2 Wnioskowanie o Informacje dotyczące Przekazywania

Mogą Państwo zwrócić się o informacje na temat konkretnych zabezpieczeń stosowanych przy przekazywaniu międzynarodowym, kontaktując się pod adresem info@fleetfox.eu.

9. Państwa Prawa w Zakresie Ochrony Danych na mocy RODO

Na mocy RODO przysługują Państwu następujące prawa w odniesieniu do Państwa danych osobowych:

9.1 Prawo Dostępu (Artykuł 15)

Mają Państwo prawo uzyskać potwierdzenie, czy przetwarzamy Państwa dane osobowe, a jeśli tak, uzyskać dostęp do tych danych wraz z informacjami o:

• Celach przetwarzania
• Kategoriach danych osobowych
• Odbiorcach lub kategoriach odbiorców
• Okresie przechowywania lub kryteriach jego ustalenia
• Pozostałych przysługujących Państwu prawach na mocy RODO

9.2 Prawo do Sprostowania (Artykuł 16)

Mają Państwo prawo żądać sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych osobowych. Sprostujemy lub uzupełnimy Państwa dane bez zbędnej zwłoki.

9.3 Prawo do Usunięcia / “Prawo do bycia zapomnianym” (Artykuł 17)

Mogą Państwo żądać usunięcia swoich danych osobowych, gdy:

• Dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zgromadzone
• Wycofają Państwo zgodę (gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie)
• Wniosą Państwo sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach i nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy
• Dane były przetwarzane niezgodnie z prawem
• Usunięcie jest wymagane w celu wypełnienia obowiązku prawnego

Uwaga: Prawo to nie ma charakteru bezwzględnego. Możemy zachować dane, gdy ciążą na nas nadrzędne obowiązki prawne (np. dokumentacja podatkowa, roszczenia prawne) lub istnieją inne zgodne z prawem podstawy.

9.4 Prawo do Ograniczenia Przetwarzania (Artykuł 18)

Mogą Państwo żądać ograniczenia przez nas przetwarzania Państwa danych osobowych, gdy:

• Kwestionują Państwo prawidłowość danych (na czas weryfikacji)
• Przetwarzanie jest niezgodne z prawem, lecz preferują Państwo ograniczenie zamiast usunięcia
• Nie potrzebujemy już danych, lecz są one Państwu potrzebne do roszczeń prawnych
• Wnieśli Państwo sprzeciw wobec przetwarzania (do czasu weryfikacji prawnie uzasadnionych podstaw)

9.5 Prawo do Przenoszenia Danych (Artykuł 20)

Gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i odbywa się w sposób zautomatyzowany, mają Państwo prawo do:

• Otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie (np. CSV, JSON)
• Przesłania tych danych innemu administratorowi bez przeszkód
• Żądania, abyśmy przesłali dane bezpośrednio innemu administratorowi, o ile jest to technicznie wykonalne

9.6 Prawo do Sprzeciwu (Artykuł 21)

Mają Państwo prawo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na:

• Prawnie uzasadnionych interesach: Musimy zaprzestać przetwarzania, chyba że wykażemy istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec Państwa interesów, praw i wolności
• Marketingu bezpośrednim: Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania do celów marketingowych. Niezwłocznie zaprzestaniemy takiego przetwarzania na Państwa żądanie

9.7 Prawo do Wycofania Zgody (Artykuł 7 ust. 3)

Gdy przetwarzanie opiera się na Państwa zgodzie, mogą ją Państwo wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem.

9.8 Prawo do Wniesienia Skargi (Artykuł 77)

Mają Państwo prawo wnieść skargę do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych, w szczególności w państwie członkowskim UE swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

W Estonii organem nadzorczym jest:

9.9 Jak Skorzystać ze Swoich Praw

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, prosimy o kontakt pod adresem:

• E-mail: info@fleetfox.eu (Temat: “Data Protection Request”)
• Prosimy o podanie informacji wystarczających do weryfikacji Państwa tożsamości oraz o wskazanie, z którego prawa (praw) chcą Państwo skorzystać

Odpowiemy na Państwa żądanie bez zbędnej zwłoki, a w każdym razie w ciągu jednego miesiąca od jego otrzymania. Okres ten może zostać przedłużony o dwa miesiące, gdy jest to konieczne z uwagi na złożoność i liczbę żądań, o czym Państwa poinformujemy.

Ważne: Możemy zwrócić się o dodatkowe informacje w celu weryfikacji Państwa tożsamości przed udzieleniem odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą. Jest to środek bezpieczeństwa mający zapewnić, że dane osobowe nie zostaną ujawnione nieuprawnionym osobom.

10. Przechowywanie Danych

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, dla których zostały zgromadzone, wypełnienia obowiązków prawnych, rozstrzygnięcia sporów oraz egzekwowania naszych umów.

Poniższe okresy przechowywania mają zastosowanie, o ile informacja dotycząca konkretnej usługi nie stanowi inaczej. Gdy okresy różnią się w zależności od produktów lub krajów, zastosowanie ma dłuższy okres wymagany na potrzeby roszczeń prawnych lub obowiązków ustawowych.

10.1 Okresy Przechowywania

Szczegółowe okresy przechowywania obejmują:

• Dane konta Klienta: Czas trwania relacji biznesowej plus 7 lat (na potrzeby zgodności podatkowej, księgowej i prawnej zgodnie z prawem estońskim)
• Dane Operatora Usług: Czas trwania współpracy plus 7 lat
• Zapisy transakcji i faktur: 7 lat od końca roku obrotowego (wymóg estońskiej ustawy o rachunkowości)
• Zapisy Zadań i weryfikacja fotograficzna: 3 lata od zakończenia Zadania (na potrzeby zapewnienia jakości i rozstrzygania sporów)
• Dane lokalizacyjne/GPS (Operatorzy Usług): 2 lata od zgromadzenia (na potrzeby weryfikacji usług i rozstrzygania sporów)
• Komunikacja w aplikacji: 60 dni w przypadku wiadomości ogólnych; do 3 lat, jeśli dotyczą sporów lub roszczeń
• Dane marketingowe (za zgodą): Do momentu wycofania zgody lub przez 3 lata braku aktywności
• Dane analityki strony internetowej: 26 miesięcy (domyślnie w Google Analytics)
• Komunikacja z pomocą techniczną: 3 lata od rozwiązania sprawy
• Dane dotyczące roszczeń prawnych: Do rozstrzygnięcia roszczenia plus obowiązujący okres przedawnienia

10.2 Anonimizacja i Agregacja

Po upływie okresu przechowywania możemy zachować dane w formie zanonimizowanej lub zagregowanej (gdy nie można ustalić tożsamości poszczególnych osób) do celów analizy statystycznej, badań oraz analityki biznesowej bezterminowo.

10.3 Bezpieczne Usuwanie

Gdy dane osobowe nie są już potrzebne, bezpiecznie je usuwamy lub niszczymy zgodnie z najlepszymi praktykami branżowymi, zapewniając, że danych nie można odtworzyć ani odzyskać.

11. Pliki Cookie i Technologie Śledzące

11.1 Czym Są Pliki Cookie?

Pliki cookie to małe pliki tekstowe umieszczane na Państwa urządzeniu podczas odwiedzania strony internetowej. Pomagają one stronom internetowym rozpoznawać Państwa urządzenie i zapamiętywać informacje o Państwa wizycie.

11.2 Wykorzystywane przez Nas Pliki Cookie

Wykorzystujemy następujące kategorie plików cookie:

• Niezbędne/Ściśle Konieczne Pliki Cookie: Wymagane do funkcjonowania Platformy, w tym do uwierzytelniania, bezpieczeństwa i zarządzania sesją. Nie można ich wyłączyć.
• Pliki Cookie Wydajnościowe/Analityczne: Gromadzą informacje o tym, w jaki sposób odwiedzający korzystają z naszej strony internetowej (np. Google Analytics), aby pomóc nam ulepszać doświadczenie użytkownika. Podlegają one Państwa zgodzie.
• Funkcjonalne Pliki Cookie: Zapamiętują Państwa preferencje i ustawienia (np. język, region) w celu zapewnienia rozszerzonej funkcjonalności.
• Pliki Cookie Marketingowe/Reklamowe: Śledzą Państwa aktywność przeglądania w celu dostarczania odpowiednich reklam. Wymagają one Państwa wyraźnej zgody.

11.3 Pliki Cookie Podmiotów Zewnętrznych

Korzystamy z usług podmiotów zewnętrznych, które mogą umieszczać pliki cookie na Państwa urządzeniu, w tym:

• Google Analytics: W celu analizy ruchu na stronie internetowej oraz uzyskiwania informacji o zachowaniu użytkowników
• Platformy mediów społecznościowych: W celu obsługi funkcji udostępniania społecznościowego oraz analityki (np. LinkedIn, Facebook)

11.4 Zarządzanie Preferencjami dotyczącymi Plików Cookie

Mogą Państwo kontrolować pliki cookie i zarządzać nimi za pomocą:

• Banera Zgody na Pliki Cookie: Podczas pierwszej wizyty na naszej stronie internetowej mogą Państwo zaakceptować lub odrzucić nieistotne pliki cookie
• Ustawień Przeglądarki: Większość przeglądarek umożliwia odrzucanie lub usuwanie plików cookie. Instrukcje różnią się w zależności od przeglądarki:
  • Chrome: Ustawienia > Prywatność i bezpieczeństwo > Pliki cookie
  • Firefox: Ustawienia > Prywatność i bezpieczeństwo > Ciasteczka i dane witryn
  • Safari: Preferencje > Prywatność > Pliki cookie
  • Edge: Ustawienia > Pliki cookie i uprawnienia witryn

Uwaga: Wyłączenie niezbędnych plików cookie może uniemożliwić Państwu dostęp do niektórych funkcji Platformy.

11.5 Sygnały Do Not Track

Niektóre przeglądarki oferują funkcję “Do Not Track” (DNT). Obecnie nie istnieje uniwersalny standard określający, w jaki sposób strony internetowe powinny reagować na sygnały DNT. Obecnie nie reagujemy na sygnały DNT, jednak respektujemy Państwa preferencje dotyczące plików cookie ustawione za pośrednictwem naszego mechanizmu zgody na pliki cookie.

12. Środki Bezpieczeństwa Danych

Wdrażamy odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, przypadkową utratą, zniszczeniem, zmianą lub ujawnieniem.

12.1 Techniczne Środki Bezpieczeństwa

• Szyfrowanie: Dane w tranzycie są szyfrowane przy użyciu protokołu TLS (Transport Layer Security). Wrażliwe dane w spoczynku są szyfrowane przy użyciu standardowych branżowych algorytmów szyfrowania.
• Kontrola Dostępu: Kontrola dostępu oparta na rolach (RBAC) ogranicza dostęp do danych osobowych wyłącznie do upoważnionego personelu, na zasadzie ograniczonego dostępu.
• Uwierzytelnianie: Uwierzytelnianie wieloskładnikowe (MFA) dla kont administracyjnych oraz bezpieczne zasady dotyczące haseł.
• Zapory Sieciowe i Wykrywanie Włamań: Środki bezpieczeństwa sieciowego zapobiegające nieuprawnionemu dostępowi.
• Regularne Aktualizacje Bezpieczeństwa: Terminowe stosowanie poprawek bezpieczeństwa i aktualizacji oprogramowania.
• Bezpieczne Praktyki Programistyczne: Przeglądy kodu, testowanie podatności oraz standardy bezpiecznego kodowania.

12.2 Organizacyjne Środki Bezpieczeństwa

• Szkolenia Pracowników: Regularne szkolenia z zakresu ochrony danych i świadomości bezpieczeństwa dla całego personelu.
• Umowy o Zachowaniu Poufności: Wszyscy pracownicy i wykonawcy podpisują umowy o zachowaniu poufności i ochronie danych.
• Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych: Zewnętrzne podmioty przetwarzające są związane zobowiązaniami umownymi do wdrożenia odpowiednich środków bezpieczeństwa.
• Plan Reagowania na Incydenty: Procedury wykrywania, reagowania oraz przywracania po incydentach bezpieczeństwa.
• Regularne Audyty: Okresowe audyty i oceny bezpieczeństwa w celu identyfikacji i usuwania podatności.

12.3 Powiadomienie o Naruszeniu Ochrony Danych

W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych powodującego ryzyko dla Państwa praw i wolności:

• Powiadomimy estoński Inspektorat Ochrony Danych bez zbędnej zwłoki oraz, w miarę możliwości, w ciągu 72 godzin od powzięcia wiadomości o naruszeniu
• Powiadomimy osoby, których naruszenie dotyczy, bez zbędnej zwłoki, jeżeli naruszenie może powodować wysokie ryzyko dla ich praw i wolności
• Przekażemy informacje o charakterze naruszenia, prawdopodobnych konsekwencjach oraz środkach podjętych w celu złagodzenia szkody

12.4 Ograniczenia

Chociaż wdrażamy solidne środki bezpieczeństwa, żaden system nie jest całkowicie bezpieczny. Nie możemy zagwarantować bezwzględnego bezpieczeństwa danych przesyłanych przez internet lub przechowywanych w naszych systemach. Ponoszą Państwo odpowiedzialność za zachowanie poufności swoich danych logowania i powinni niezwłocznie powiadomić nas o wszelkim podejrzeniu nieuprawnionego dostępu.

13. Prywatność Dzieci

Nasze Usługi są przeznaczone dla przedsiębiorstw i nie są skierowane do osób poniżej 18. roku życia. Nie gromadzimy, nie przetwarzamy ani nie pozyskujemy świadomie danych osobowych dzieci poniżej 18. roku życia.

Jeżeli dowiemy się, że zgromadziliśmy dane osobowe dziecka poniżej 18. roku życia bez zgody rodzica, podejmiemy kroki w celu jak najszybszego usunięcia tych informacji.

Jeżeli uważają Państwo, że mogliśmy zgromadzić informacje dotyczące dziecka poniżej 18. roku życia, prosimy o niezwłoczny kontakt pod adresem info@fleetfox.eu.

14. Zautomatyzowane Podejmowanie Decyzji i Profilowanie

Nie prowadzimy w pełni zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania), które wywołuje skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływa na osoby fizyczne, w rozumieniu artykułu 22 RODO.

Możemy stosować ograniczone zautomatyzowane przetwarzanie do celów:

• Wykrywania oszustw: Zautomatyzowane systemy oznaczają potencjalnie oszukańcze transakcje lub działania do przeglądu przez człowieka
• Dopasowywania usług: Algorytmy sugerują odpowiednich Operatorów Usług do Zadań na podstawie lokalizacji, dostępności i umiejętności
• Wskaźników wydajności: Zautomatyzowane obliczanie zgodności z SLA oraz wyników jakości

We wszystkich przypadkach istotne decyzje wpływające na osoby fizyczne podlegają nadzorowi i przeglądowi przez człowieka. Jeżeli mają Państwo wątpliwości dotyczące zautomatyzowanego przetwarzania, prosimy o kontakt pod adresem info@fleetfox.eu.

15. Łącza i Usługi Podmiotów Zewnętrznych

Nasza strona internetowa i Platforma mogą zawierać łącza do stron internetowych, aplikacji lub usług podmiotów zewnętrznych, które nie są przez nas obsługiwane. Niniejsza Polityka Prywatności ma zastosowanie wyłącznie do usług FleetFox.

Nie ponosimy odpowiedzialności za praktyki dotyczące prywatności, treści ani bezpieczeństwo stron internetowych lub usług podmiotów zewnętrznych. Zachęcamy do zapoznania się z politykami prywatności wszelkich odwiedzanych przez Państwa stron podmiotów zewnętrznych.

Wykorzystywane przez nas integracje z podmiotami zewnętrznymi (takie jak operatorzy płatności lub dostawcy usług analitycznych) posiadają własne polityki prywatności. Korzystając z ich usług za pośrednictwem naszej Platformy, wyrażają Państwo zgodę na ich praktyki przetwarzania danych opisane w odpowiednich politykach prywatności.

16. Zmiany Niniejszej Polityki Prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę Prywatności, aby uwzględnić zmiany w naszych praktykach, wymogach prawnych lub działalności operacyjnej.

16.1 Powiadomienie o Zmianach

Gdy wprowadzimy istotne zmiany w niniejszej Polityce Prywatności:

• Zaktualizujemy datę “Ostatnia aktualizacja” na początku niniejszej polityki
• Powiadomimy Państwa za pośrednictwem poczty elektronicznej (na adres powiązany z Państwa kontem) co najmniej 30 dni przed wejściem zmian w życie
• Wyświetlimy wyraźne powiadomienie na naszej stronie internetowej lub Platformie
• Zwrócimy się o ponowne wyrażenie zgody, jeżeli wymaga tego prawo

16.2 Przeglądanie Zmian

Zachęcamy do okresowego przeglądania niniejszej Polityki Prywatności, aby być na bieżąco z informacjami o tym, w jaki sposób chronimy Państwa dane osobowe. Dalsze korzystanie z Usług po wejściu zmian w życie stanowi akceptację zmienionej Polityki Prywatności.

17. Kontakt z Nami i Inspektor Ochrony Danych

W przypadku jakichkolwiek pytań, wątpliwości lub żądań dotyczących niniejszej Polityki Prywatności lub naszych praktyk przetwarzania danych prosimy o kontakt:

17.1 Ogólne Zapytania dotyczące Ochrony Danych

17.2 Wniesienie Skargi do Organu Nadzorczego

Mają Państwo prawo wnieść skargę do estońskiego Inspektoratu Ochrony Danych lub do lokalnego organu nadzorczego: